Zamestnávatelia sú povinní evidovať a uchovávať o svojich zamestnancoch predpísané nezbytné údaje, ktoré sú obsiahnuté vo mzdových a personálnych dokladoch. Posúdenie doby archivácie mzdových či personálnych dokladov vychádza z obsahu týchto písemností a účelu, na ktorý majú byť tieto doklady uschované. Obsah mzdových listov je presne stanovený v ustanovení § 38j zákona o daniach z príjmov (ďalej len „ZDP“).
Základná definícia a účel mzdového listu
Mzdový list je ročný dokument, ktorý musí zamestnávateľ viesť pre každého zamestnanca osobitne. Analógia: ide o „vysvedčenie o mzde“ za celý rok. Kým výplatná páska je mesačná známka, mzdový list predstavuje finálny dokument, v ktorom sú všetky mzdy, odvody a dane za celý rok spočítané. Zákon o dani z príjmov (§ 39) presne definuje, čo musí mzdový list obsahovať.
- Údaje o zamestnancovi (meno, rodné číslo).
- Údaje o zamestnávateľovi.
- Pre každý mesiac: hrubá mzda, vymeriavacie základy pre odvody, odvody (za zamestnanca aj firmu), zrazený preddavok na daň, vyplatený daňový bonus.
- Údaje o vykonanom ročnom zúčtovaní (preplatok/nedoplatok).
Mzdový list je nielen podkladom na vykonanie ročného zúčtovania alebo vystavenia potvrdenia podľa § 39 ods. 5 ZDP, ale je aj dôležitým účtovným dokladom v súvislosti s poberaním príjmov zo závislej činnosti. Preto by mal zobrazovať verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré nastali, a mal by obsahovať všetky údaje relevantné pre dané zdaňovacie obdobie.
Povinnosti zamestnávateľa a archivácia
Zamestnávatelia sú povinní viesť mzdové listy (a tiež evidencie podľa § 39 ZDP) a uchovávať ich po stanovenú dobu. Archivácia sa riadi najmä podľa obdobia a účelu, pričom:
- Podľa § 32 ods. 2 Zákona o účtovníctve musia účetné záznamy zostať uchované po stanovenú dobu.
- Podľa ZDP a zákona o sociálnom poistení je potrebné uchovávať mzdové listy a údaje pre účely dôchodkového poistenia.
- Archaizácia mzdových listov trvá 30 kalendárnych rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, pre účely dôchodkového poistenia.
Mzdové listy sa majú uložiť na bezpečnom mieste, ktoré minimalizuje riziko znehodnotenia. V papierovej podobe by mali byť uložené napríklad v uzamykateľnej skrini so zvýšenou protipožiarna ochrana na mieste nepřístupnom nepovolaným osobám. V digitálnej podobe sa mzdové listy archivujú elektronicky, pričom je dôležité zabezpečiť integritu a bezpečnosť dát.
Čo musí obsahovať mzdový list podľa ZDP
Podľa § 39 ods. 2 ZDP sú na mzdovom liste potrebné údaje, ktoré sú známé už počas zdaňovacieho obdobia a uvádzajú sa za každý kalendárny mesiac, ako aj údaje, ktoré sú známe až po uplynutí zdaňovacieho obdobia. Mzdový list by mal zobrazovať všetky zložky mzdy, vrátane častí ako:
- Hrubá mzda a vymeriavacie základy pre odvody.
- Odvedené odvody, zrazený preddavok na daň a vyplatený daňový bonus.
- Informácie o vykonanom ročnom zúčtovaní a prípadnom preplatku alebo nedoplatku.
- Identifikačné údaje o zamestnancovi a zamestnávateľovi.
V prípade požiadavky na vyhotovenie ďalších dokladov alebo potvrdení sú údaje v mzdovom liste použité ako základ pre ďalšie tlačivá a dokumenty stanovené inými predpismi.
Proces spracovania a používanie mzdového listu
Pri vyúčtovaní mzdy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi doklad obsahujúci všetky zložky mzdy, stav účtu pracovného času (ak je zavedený), zrážky zo mzdy a celkovú cenu práce. Mzdový list je prehľadná evidencia zamestnávateľa o zamestnancovi, často vedená na ročnej báze, ale môže byť aj mesačná. Väčšinu údajov je možné získať zo systému a ročné zúčtovanie môže byť vyhotovené na základe údajov zo sekcie RZD (ročné zúčtovanie dane) s ohľadom na vek dieťaťa a primeranú úpravu podľa zákona.
Spracovanie mzdového listu môže v konkrétnom systéme ponúkať možnosti tlače a exportu do formátov pdf a xlsx. Užívatelia môžu pracovať s definíciami mzdových listov, meniť hlavičku a päty, alebo prispôsobiť tlačové predlohy. Dôležité je, že systém by mal umožniť spracovať mzdový list aj v prípade, že cestu k tlačovej predlohe systém nedokáže nájsť; päta v takom prípade nemusí byť spracovaná, ale mzdový list ako taký bude vytvorený podľa dostupných údajov.
Špecifiká expozície údajov a technické detaily
Hlavička mzdového listu obsahuje identifikačné údaje zamestnanca a ďalšie údaje o pracovnom pomere. Údaje v časti Cudzinec bez pobytu v SR a v sekcii Údaje z RZD podľa § 39 ods. 2 písm., sú vyplňované len v prípade príslušných nastavení a podmienok. Zmeny identifikačných údajov, ako napríklad zmena priezviska alebo trvalého pobytu, sa zapíšu do pôvodne podpísaného tlačiva Vyhlásenia aj do mzdového listu. Päta mzdového listu obsahuje sekcie pre zobrazenie údajov o nemocenských dávkach, daňovom bonuse, prerušeniach povinného poistenia a ďalších údajoch potrebných pre ročné zúčtovanie a súvislosti so sociálnym poistením a zdravotným poistením.
V rámci predlôh a tlačových foriem je možné vyberať tlačové predlohy pre jednotlivé sekcie podľa § 39 ods. 2 písm. d), e) a h) ZDP. Pre verziu mzdového listu vo veľkosti A4 je možné použiť PayrollSheetFooteYearTaxAdj, pre formát A3 PayrollSheetFooteYearTaxAdjA3. Pri editácii hlavičky alebo päty je možné meniť len tie časti, ktoré sú relevantné pre konkrétny pracovný pomer alebo dohodu, pričom formátovanie a vizuálne prvky sú prispôsobiteľné užívateľsky.
Praktické poznámky a riziká
Nesmiete zabúdať na:
- Archivovať mzdové listy podľa platných zákonov a predpisov; nesmie dôjsť k ich znehodnoteniu.
- Pravidelne kontrolovať zhody medzi mzdovým listom a mesačnými prehľadmi alebo hláseniami Sociálnej poisťovne.
- Udržiavať správnu evidenciu o ročnom zúčtovaní dane a v prípade potreby zabezpečiť správny záznam o daňovom bonuse a nepomerných častiach.
- Pravidelne kontrolovať nastavenia tlačových predlôh a formátov výstupov, aby sa predišlo problémom s exportom a s číslovaním strán.
Pri používaní mzdových listov je dôležité chápať, že ide o kľúčový dokument pre dôchodkové poistenie a práva zamestnanca na mzdu, preto všetky údaje musia zodpovedať realite a byť správne zaznamenané v príslušnom zdaňovacom období.
Pre lepšiu orientáciu je vhodné mať prehľad o tom, ako sa údaje vyplňujú do sekcií mzdového listu a kde sa používajú pri výpočtoch a ročnom zúčtovaní. Vzorové mzdové listy môžu obsahovať špeciálne položky (SMD, SMH, SMF, SME), ktoré sú zahrnuté v uvedených sekciách a ktoré je potrebné aktualizovať pri importe alebo pri úprave definície listu.
Príklady a praktické formuláre
Vhodné je zahrnúť do článku príklad na uvádzanie údajov v mzdovom liste, ako napríklad vzor spoločnosti ABC s.r.o. a ilustrovať zmeny identifikačných údajov zamestnankyne. Z týchto údajov je možné odvodiť, že mzdový list musí obsahovať identifikačné údaje zamestnanca aj zamestnávateľa a že ročné zúčtovanie a daňový bonus sú posudzované podľa legislatívy platnej v danom období.
Tabuľka: Základné náležitosti mzdového listu
| Náležitosti | Popis |
|---|---|
| Identifikácia zamestnanca | Meno, rodné číslo, prípadne ďalšie údaje podľa zákona |
| Identifikácia zamestnávateľa | Názov spoločnosti, IČO, adresa |
| Mesačné údaje | Hrubá mzda, vymeriavacie základy, odvody, preddavok na daň |
| Ročné zúčtovanie | Preplatok alebo nedoplatok, vyrovnanie) |
| Archivácia | Uchovanie po stanovenú dobu, bezpečné uloženie |