Súčasný právny režim na Slovensku umožňuje evidovať tržby len prostredníctvom pokladnice e-kasa klient (PEKK), ktorá zahŕňa online registračnú pokladnicu (ORP) a virtuálnu registračnú pokladnicu (VRP). Používanie ORP/VRP sa vzťahuje na každú fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá predáva tovar alebo poskytuje vymedzené služby uvedené v prílohe zákona. Podnikateľ, ktorý nemá povinnosť používať ERP, môže na báze dobrovoľnosti používať ORP/VRP. Podľa zákona o ERP je povinnosť evidovať tržby v hotovosti spojená s používáním registračnej pokladnice, pričom existuje aj možnosť vyhotovovať doklady v rámci skúšobnej prevádzky pokladnice po jej oprave alebo pri školení zamestnanca.
Komplexné zhrnutie povinností a rozsahu ERP
Podnikateľ - či už fyzická alebo právnická osoba - ktorá prijíma hotovosť, musí pri evidencii tržieb používať registračnú pokladnicu. Povinnosť sa vzťahuje na tuzemských aj zahraničných podnikateľov, ak predávajú tovar alebo poskytujú služby na území SR a prijímajú hotovosť. Po zaevidovaní tržby v ERP/VRP musí podnikateľ vydať kupujúcemu pokladničný doklad obsahujúci najmenej údaje predpísané v ERP, pričom môže obsahovať aj ďalšie údaje podľa rozhodnutia podnikateľa (napr. otváracie hodiny, poďakovanie za návštevu).
Je zakázané vydávať iné doklady ako pokladničný doklad a prijímať tržbu na základe takéhoto dokladu. V prípade skúšobnej prevádzky, školenia alebo iných dokladov obsahujúcich cenu tovaru/služby môže podnikateľ vystavovať aj doklady so slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ a „VKLAD“ v určitých riadkoch. V prípade reklamácie alebo vrátenia tovaru musí podnikateľ ihneď vydať kupujúcemu nový pokladničný doklad s rovnakými údajmi ako pri predaji.
Do daňových výdavkov sa uznávajú len výdavky preukázateľne vynaložené daňovníkom a priamo súvisiace s dosahovanými príjmami. Podnikateľ môže uplatniť výdavky podľa platnej legislatívy a musí preukázať ich súvislosť s príjmami.
Používanie ORP a VRP a praktické deje v praxi
Od 01.07.2019 platí povinnosť používať ORP vybavené systémom eKasa. Prvý spôsob tlače mesačných prehľadov tržieb z pokladnice spočíva v uzávierke na ORP. Nie všetky ORP umožňujú tlačiť dennú, mesačnú alebo intervalovú uzávierku, preto je druhým spôsobom tlač mesačného obratu cez eKasa zónu. Pozor: zostavy v eKasa zóne nie vždy zodpovedajú realite, a preto odporúčanie je robiť uzávierky priamo na pokladnici a tieto údaje následne používať v účtovníctve.
V eKasa zóne je k dispozícii sekcia Reporty na vyžiadanie. Napriek zavedeniu eKasy sa často vyskytujú nezhody medzi sumami v mesačných tržbách z eKasa zóny a skutočnými sumami v pokladni, najmä keď pokladňa pracuje offline alebo keď došlo k nezhodám zo záznamom. Finančná správa a postupy sa líšia a do značnej miery vyvolávajú potrebu dôsledného zaistenia účtovnej dokumentácie.
Podnikatelia sa čelia aj otázkam ako identifikovať tržby podľa prevádzky, typu predaja (tovar vs. služba) alebo podľa platobných prostriedkov. Reporty sú často len zoznammi dokladov v excelovej tabuľke bez jasného členeného pohľadu po PLU alebo tovarových položkách, čo komplikuje účtovanie. Z foriem uzávierky je možné robiť denné uzávierky a intervalové uzávierky - napríklad na požiadanie daňového alebo colného úradu. Tieto uzávierky treba viesť tak, aby zodpovedali predpokladanému účtovnému a daňovému zaúčtovaniu.
Riešenia a odporúčania pre podnikateľov
Podnikateľský subjekt, ktorý eviduje tržby prostredníctvom PEKK, je povinný zaznamenať tržby v hotovosti v časovom slede, rovnako aj platby kartou, poukážkami a inými platobnými prostriedkami. Pri odchode do servisu ERP alebo výpadku systému je možné používať paragóny, no tieto paragonizujú len dočasne a musia byť následne zapracované do ERP do 10 dní po obnovení prevádzky. Originál dokladu po uzavretí prevádzky musí byť odovzdaný kupujúcemu, kópie sa archivujú po dobu piatich rokov. O ukončení prevádzky ERP je potrebné informovať Daňový úrad DÚ do troch pracovných dní. Servisná organizácia uloží údaje z pamäte na dátové médium a zároveň uchová autonómne aj pokladničné denníky.
Pri výmene pokladnice alebo počas servisných zásahov je potrebné zaznamenať všetky záznamy a vady (značené pečiatkou technika) a v prípade návratu zariadenia implementovať opäť všetky údaje do ERP v stanovenom časovom rámci. Oznámenie ukončenia prevádzky ERP sa vykonáva do 3 pracovných dní po ukončení.
Tlačené uzávierky a praktické príklady
- Denná uzávierka: výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách; uchovávanie po dobu 5 rokov; závisí od rozhodnutia podnikateľa, či uloží TP v papierovej forme alebo elektronicky.
- Intervalová uzávierka: vyhotovenie údajov z pamäte za zvolený časový interval; môže byť vyžiadaná DÚ alebo CÚ a vyhotovená bez časového obmedzenia na predajnom mieste.
- Paragóny počas výpadku ERP: dva výtlačky - originál kupujúcemu a kópia pre podnikateľa; po obnovení ERP je potrebné nahodiť údaje do ERP do 10 dní.
Praktické odporúčania zahŕňajú: robiť uzávierky na pokladnici (keď je to možné), spoľahnúť sa na oficiálne reporty eKasa zóny ako doplnok a zároveň mať pripravené čitateľné a úplné účtovné doklady a dokladovatelnú dokumentáciu pre daňové úrady. Výsledkom systematického prístupu je zníženie rizík a vyššia spoľahlivosť účtovníctva.
Právno-technické poznámky a normy
Zákon o ERP ustanovuje, že účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi a že preukázateľný záznam sa považuje aj obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Podnikateľ musí zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu alebo poškodeniu. Základ dane môže byť ovplyvnený spôsobom uplatňovania daňových výdavkov a ich korelácie s príjmami. Pri evidencii tržieb prostredníctvom ERP/VRP je dôležité mať jasné a zrozumiteľné pravidlá pre výkazníctvo a ich koreláciu s účtovníctvom.
Niektoré praktické problémy zahŕňajú nejasnosti pri sumách v mesačných reportoch eKasy, rozdiely medzi offline a online režimom, a potrebu presného zúčtovania pre daňové priznanie. Finančná správa očakáva, že podnikatelia budú mať presnú a spoľahlivú evidenciu tržieb a že uzávierky budú vykonávané pravidelne a v súlade s platnou legislatívou.