Padáte večer na vankúš bez energie a s pocitom, že stále nestíhate? Už mesiac si plánujete večeru s priateľmi? Všetci máme náročné obdobia, ale nedovoľte, aby vás povinnosti pohltili a priviedli k vyhoreniu. Pomôžeme vám zorientovať sa v chaose a prevedieme vás praktickými krokmi, ako si správne zorganizovať čas a naplánovať deň. Aby ste si večer mohli pokojne vydýchnuť a sústrediť sa na seba.
Ak sa topíte v úlohách, v prvom rade sa musíte z celej situácie dostať - zorientovať sa vo všetkom, čo sa deje, dostať to z hlavy a vyriešiť základnú organizáciu času. Uvidíte, že sa hneď budete cítiť o niečo lepšie. Pôjdeme na to v štyroch krokoch.
1. Zmapujte si všetky úlohy a povinnosti
Začnite s tými pracovnými a študijnými. Spíšte si všetky úlohy, čo vám ležia na stole, všetky projekty, ktoré vás čakajú, a takisto pravidelné činnosti. To môže byť napríklad písanie mesačných reportov, pravidelné porady apod. Je potrebné získať čo najlepší prehľad. To isté urobte aj s osobnými úlohami. Spíšte si aktuálne povinnosti od dohodnutia návštevy zubár až po nákup darčeku k blížiacim sa narodeninám. Jednoducho všetko, čo nosíte v hlave. Ak máte pravidelné náročnejšie úlohy v domácnosti (napríklad kosenie trávy), hoďte ich takisto na papier.
2. Stanovte si priority
Možno vás vydesí, koľko sa toho na zozname objaví. Ale žiadny strach, postupne to zredukujeme. Často sa cítime zahltení preto, že sa nevenujeme tomu, čo je skutočne dôležité. Keď sa potom blíži deadline, príde stres. Preto musíme úlohy prioritizovať. Skvelou pomôckou je Eisenhowerov princíp. Podľa neho úlohy rozdelíte do štyroch kategórií na základe ich dôležitosti a urgencie. Nemôžete sa rozhodnúť, čo je dôležité? Skúste využiť Paretovo pravidlo. Podľa neho nám 20 % úsilia (v time management čas) prináša 80 % úžitku (príjmu). Hľadajte činnosti, ktoré majú najväčší dopad na váš celkový výsledok.
3. Mažte, delegujte alebo požiadajte o pomoc
Potom prichádza čas sa najdôležitejších úloh zbaviť. Buď tým, že ich delegujete alebo ich jednoducho neurobíte. Skutočne nemusíte všetko zvládať sami. Môžete zadať prácu niekomu v tíme, najať externistu alebo zájsť so svojím zoznamom úloh za nadriadeným a požiadať ho, aby ste prioritizáciu vyriešili spolu. Kým sa vymotáte z najhoršieho, čo si pre jedenkrát pozvať pani na poriadne upratovanie, namiesto cesty do obchodu a stresu medzi regálmi objednať nákup potravín radšej online, alebo dohodnutý nedeľný obed vyriešiť pozvaním rodiny do reštaurácie? Určite prídete na mnoho úloh, ktoré nemusíte robiť vy osobne. Za ten klid v duši to stojí.
4. Väčšie úlohy si rozkúskujte
Poznátе, ten pocit, keď pred sebou máte veľkú úlohu, ale stále ju odkladáte, pretože vlastne neviete, odkiaľ začať? Práve preto je potrebné všetky veľké úlohy (projekty) rozkúskovať na čo najmenšie časti. Také, ktoré zaberú kľudne len niekoľko minút. Napríklad prípravu prezentácie môžete rozdeliť na rešerš informácií, prípravu osnovy, tvorbu po slidoch, vylepšenie designu apod. Nemusíte robiť všetko naraz. Keď budete mať úlohy naporcované, krok po kroku ich môžete posúvať vpred, aj keď vám na ne zostane napríklad len pätnásť minút.
Ako si naplánovať deň, aby ste toho čo najviac stihli
Už viete, čo všetko vás čaká. Ďalším krokom je úlohy správne rozplánovať. Použite diár alebo niektorú z time management aplikácií, úlohy nie je dobré nosiť v hlave. Uľaví sa vám. Plánujte aspoň po týždňoch, kľudne aj po mesiaci. Nestane sa tak, že by ste niečo sľúbili, keď máte napríklad deadline pre mesačný report. Najskôr si na konkrétne dni zapíšte všetky pravidelne sa opakujúce úlohy. Aspoň na mesiac dopredu. Na každý deň si dajte iba jednu náročnú úlohu. Nebudete sa potom cítiť prehltený a lepšie sa sústredíte. Každý deň doplňte o niekoľko menších a menej náročných úloh. Skúste podobné úlohy zoskupiť. Keď sa naladíte na jeden typ práce, pôjde vám to lepšie od roky. Môžete ich rozdeliť napríklad na analytické a kreatívne. Na každú úlohu si stanovte časový limit. Taký, ktorý skutočne môžete splniť. Pomôže vám to držať sa plánu a neskákať od jednej úlohy k druhej. Denný plán neplňte k prasknutiu. Vždy si nechajte čas pre neočakávané situácie. Počítajte aj s pravidelnými prestávkami. Venovať pár minút pretiahnutiu, krátkej prechádzke alebo meditácii sa vám niekoľkonásobne vráti. Zistite, kde vám uteká čas. Často si to ani neuvedomujeme, ale počas dňa odbiehame k nepodstatným činnostiam. Pre väčšinu z nás sú hlavným žrútom času sociálne siete. Môžu to ale byť aj zbytočné schôzky alebo akýkoľvek iný spôsob prokrastinácie. Skúste si niekoľko dní zaznamenávať všetky svoje aktivity a uvidíte, kde by ste mohli „vyhrať” čas navyše. Večer potom budete mať voľnejší a konečne sa stretnete s priateľmi alebo dočítate tú knihu, čo vám leží na stole.
Metódy time-managementu na nakopnutie produktivity
- Najdôležitejšiu úlohu dňa urobte ako prvú (eat the frog first) - doobeda sa totižto dokážeme najlepšie sústrediť.
- Dávajte si deadline - a to aj na úlohy, ktoré jasný deadline nemajú. Vytvoríte si tak pocit urgencie a to vám pomôže sa sústrediť a udržať motiváciu.
- Skúste techniku pomodoro - 25 minút práce a 5 minút prestávky. Pomôže vám to od práce neodbiehať.
- Namiesto multi-taskingu robte single-tasking - sústredenie na jednu činnosť znižuje stres a zvyšuje kvalitu práce.
- Vyhraďte si niekoľko hodín na sústredenú prácu a venujte sa hlbokej práci bez nepotrebných notifikácií.
- Nastavte hranice - povedať NIE, keď NIE znamená viac pre vás a menej pre ostatných.
- Začnite postupne a oslavujte každý pokrok. Time management, work-life balance a prokrastinácia sú témy na konzultáciu.
Nebuďte na to sami. Tento text pripomína dôležitosť vyhľadať pomoc odborníkov, ak je potrebné. V Hedepy ponúkame konzultácie online a vybrať si môžete z viac než 100 certifikovaných odborníkov.
Nebudte na to sami
Na záver by sme vám povedali, že je úplne prirodzené, že v náročnej situácii zažívame emócie. Každá kríza má svoj začiatok aj koniec. Ak o tom aspoň troška uvažujete, vyhľadajte pomoc psychológa, psychiatra, psychoterapeuta alebo kouča. Pomoc vám poskytne viac ako 100 odborníkov, z ktorých si môžete vybrať toho, kto vyhovuje vašim potrebám, a dohodnúť si stretnutie hneď na nasledujúci deň.
