Zápis zmien do obchodného registra je proces, ktorý podlieha legislatívnym požiadavkám.
Povinnosť predkladania príloh k návrhu na zápis
Podľa zákona o obchodnom registri musí byť návrh na zápis doložený listinami, z ktorých vyplývajú údaje, ktoré sa majú zapísať a listinami, z ktorých vyplývajú skutočnosti, ktoré sa majú podľa tohto zákona preveriť.
Presný zoznam týchto listín vyplýva z Vyhlášky MS SR č. 25/2004 Z. z.
Registrový súd skúma, či boli predložené všetky prílohy požadované osobitným predpisom, či boli predložené v požadovanej forme a či sa údaje v návrhu zhodujú s predloženými listinami.
Registrový súd zabezpečuje, aby sa pri zapisovaní údajov do obchodného registra používali aktuálne hodnoty referenčných údajov, preto pred zápisom tiež preverí, či údaje, ktoré sa majú zapísať do obchodného registra, sú v súlade s aktuálnymi hodnotami referenčných údajov.
Uvedené však neplatí pre údaje, ktoré nie sú referencované alebo ktoré ako zdrojové údaje vznikajú zápisom do obchodného registra.
V prípade listín, ktoré neosvedčujú zapísané skutočnosti/či ich zmeny, ani skutočnosti, ktoré sa majú podľa zákona preveriť, platí zásada, že sa k návrhu na zápis neprikladajú a nemožno ich teda považovať za prílohy návrhu na zápis.
Z uvedenej koncepcie vychádza aj Vyhláška č. 25/2004 Z. z., ktorá povinnosť priloženia takýchto listín k návrhu na zápis neustanovuje.
Príklady listín a ich ukladanie do zbierky listín
V konkrétnych prípadoch môže ísť napr. o podpisový vzor člena štatutárneho orgánu alebo o úplné znenie spoločenskej zmluvy po vykonaných zmenách.
Obe listiny sa síce podľa § 3 zákona o obchodnom registri ukladajú do zbierky listín, pričom ich však nemožno pokladať za listiny osvedčujúce zapísané údaje alebo zmenu zapísaných údajov (vyhláška č. 25/2004 Z. z. ich ako obligatórne prílohy návrhu na zápis neustanovuje).
Podpisový vzor člena štatutárneho orgánu
Ukladá sa iba do zbierky listín, neosvedčuje zmenu žiadneho zapísaného údaja a vyhláška č. 25/2004 Z. z. ho ako prílohu k návrhu na zápis nepožaduje.
Zmena zakladateľského dokumentu
Dokladá sa rozhodnutím spoločníkov alebo príslušného orgánu zapísanej osoby o zmene zakladateľského dokumentu.
Táto listina osvedčuje zmenu v zapísaných údajoch a tvorí povinnú prílohu návrhu na zápis.
Ukladá sa aj do zbierky listín a poplatok za jej uloženie je zahrnutý v poplatku za podanie návrhu na zápis.
Úplné znenie zakladateľského dokumentu
Ukladá sa do zbierky listín s cieľom uľahčiť prístup tretích osôb k aktuálnym informáciám.
Na jeho základe sa do obchodného registra osobitne nezapisujú žiadne ďalšie údaje, keďže k ich zápisu dochádza už na základe rozhodnutia o zmene zakladateľského dokumentu.
Od konkrétnej zmeny, ktorá sa má do obchodného registra zapísať záleží, aké prílohy je k návrhu na zápis potrebné priložiť pre preukázanie zmien, ktorých zápis sa navrhuje.
Pokiaľ dôjde k rozšíreniu predmetu podnikania je potrebné doplnenie novej činnosti / predmetu podnikania do obchodného registra.
K návrhu na zápis údajov o predmete podnikania (činnosti) či k návrhu na zmenu (doplnenie) týchto údajov v obchodnom registri, sa prikladá listina, ktorou sa preukazuje podnikateľské oprávnenie na vykonávanie činnosti, ktorá sa má do obchodného registra zapísať ako predmet podnikania (napr. osvedčenie o živnostenskom oprávnení, koncesná listina, osvedčenie na výkon daňového poradenstva podľa z. č. 78/1992 Zb. alebo osvedčenie o odbornej spôsobilosti podľa z. č. 56/2012 Z.
Elektronické podávanie návrhu na zápis
Od 1. októbra 2020 je možné návrh podať len elektronicky.
Pri elektronickom podaní návrhu na zápis zmeny do obchodného registra je potrebné vyplniť tlačivo prístupné na stránke Ministerstva spravodlivosti SR pre podania v elektronickej podobe.
Po vyplnení tlačiva je potrebné vygenerovať súbor a podpísať ho zaručeným elektronickým podpisom.
V prípade elektronického podania sa po podaní zašle navrhovateľovi platobný výmer na zaplatenie súdneho poplatku.
Správa o platobných podmienkach príde do schránky navrhovateľa na portáli www.slovensko.sk.
Súdne poplatky
Výška poplatkov za zápis zmien do obchodného registra je zakotvená v zákone č. 71/1992 Zb.
V jednom poplatku podľa písmena c) tejto položky je zahrnutý akýkoľvek počet návrhov na zápis zmeny alebo doplnenie údajov týkajúcich sa jednej zapísanej osoby, ktoré sú obsiahnuté v jednom návrhu na zápis.
V poplatkoch podľa písmen a), b) a c) tejto položky je zahrnutý aj poplatok za zverejnenie zapísaných údajov v Obchodnom vestníku.
Poplatok podľa písmena c) tejto položky sa neplatí, ak ide o návrh na doplnenie údajov o konečnom užívateľovi výhod alebo o návrh na zápis zmeny údajov o konečnom užívateľovi výhod.
Poplatok podľa písmena c) tejto položky sa neplatí, ak ide o návrh na zmenu priezviska zapísanej osoby po uzavretí manželstva.
Proces po prijatí návrhu na zápis
Po prijatí návrhu na zápis zmien registrový súd preverí, či podanie spĺňa zákonom stanovené podmienky.
Pokiaľ neboli splnené zákonné podmienky, registrový súd zápis zmeny zapísaných údajov nevykoná a navrhovateľovi vydá oznámenie o odmietnutí vykonania zápisu, proti ktorému je možné podať námietky v lehote 15 dní odo dňa jeho doručenia.
Registrátor (notár) preverí splnenie podmienok pre zápis údajov do obchodného registra s výnimkou podmienky zaplatenia súdneho poplatku.
Splnenie podmienok osvedčí registrátor vo forme notárskej zápisnice a vykoná zápis.
Ak nie sú splnené podmienky, registrátor zápis nevykoná.
Ak sú splnené podmienky pre vykonanie zápisu, registrový súd vykoná zápis v lehote piatich pracovných dní od podania návrhu na zápis.
Ak návrh na zápis obsahuje deň, ku ktorému má byť navrhovaný údaj zapísaný, registrový súd zapíše údaj k tomuto dňu.
Ak registrový súd vykonáva zápis neskôr alebo ak návrh na zápis neobsahuje deň, ku ktorému má byť navrhovaný údaj zapísaný, registrový súd zapíše navrhovaný údaj ku dňu nasledujúcemu po dni vykonania zápisu.
O vykonaní zápisu navrhovaných údajov vydá registrový súd potvrdenie, ktoré bez zbytočného odkladu odošle alebo vydá navrhovateľovi.
V potvrdení sa uvedie obsah vykonaného zápisu.
Sankcie
Pre nesplnenie povinnosti podať návrh na zápis zmien vo vyššie uvedenej lehote 30tich dní, predpisuje zákon o obchodnom registri ako sankciu za nesplnenie povinnosti pokutu vo výške do 3 310,- EUR.