Úvod - sem patrí oslovenie. Ak sa s adresátom nepoznáte, je vhodné v krátkosti sa predstaviť. Ak sa poznáte, resp. pokračujete v predošlej komunikácii, môžete nadviazať krátkou úvodnou vetou. Dôležité je, aby text bol jasný, prehľadný a aby ste sa vyhli zbytočnému zmätku na dlhom texte. Pozor si treba dať aj na používanie výkričníkov. Za zdvorilostnú formulu doplníme už len náš podpis, aby nás prijímateľ mohol ľahko identifikovať. Už sme to načrtli, no pre istotu si to ešte raz zopakujme.
Oslovenie a jeho miesto v texte
- k menu patrí aj titul, príp. pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing.).
- Keď je k pozdravu pripojené aj meno, adresát vie, že ste si dali námahu zistiť, kto je, prípadne čo robí.
- Je príjemné, keď sa používajú mená, pretože to pôsobí osobnejšie a dodáva pocit dôležitosti.
- V prípade oslovenia s viacerými ľuďmi sa používajú zámená i vykanie s rešpektom - nekonkretizuje sa jednotné číslo, ale množné číslo a formálny tón.
Úvod - ak je potrebné, predstavíme sa a uvedieme predmet správy. Ak ide o formálnu komunikáciu, prvé vety by mali jasne definovať účel listu alebo e-mailu. V textoch vyššie možno vidieť tipy, ako vložiť stručný a výstižný predmet, ktorý neruší obsah správy a zvyšuje pravdepodobnosť, že adresát správu otvorí a pochopí.
Jadro správy: tón, vykanie a štruktúra
V jadre je potrebné uviesť konkrétnu požiadavku alebo informáciu, ktorú od adresáta chcete získať alebo podať. Dôležité je:
- používať krátke a jasné vety, najlepšie jednoduché vety bez zložitých súvetí;
- rozdeliť text do odsekov a prípadne použiť odrážky (bodies) na dôležité body alebo dátumy;
- v prípade potreby uviesť otázky - konkrétne a jednoznačné, aby sa zvýšila šanca na spätnú odpoveď;
- npoužívať výkričníky zbytočne - výkričník pôsobí agresívne; ak výkričník nie je potrebný, vyhnite sa jeho používaniu;
- v prípade vykania použiť správne koncovky a množné číslo, pričom všetky formálne tvary ostávajú rešpektujúce a jasné;
- v e-mailoch a listoch s dlhším textom venujte pozornosť prehľadnosti a kontrastnosti - vyzdvihnite dôležité informácie a požiadavky formou kurzívy alebo tučným písmom, ak to text dovoľuje.
Príklady formálneho a neformálneho tónu:
- Formálne: “I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.”
- Neformálne: “Hope to see you soon.”
Na vyjasnenie účelu a kontextu sa odporúča použiť jednoduché a priamočiare vety bez zbytočných odbočení. Pri formálnom styku je vhodné predstaviť sa, ak adresát ešte nie je oboznámený s vašou identitou a dôvodom kontaktu.
Záver správy a podpis
Na záver používame zdvorilú výzvu na odpoveď alebo inú reakciu v kontexte. Ak použijeme rovno formulu S pozdravom či S úctou, nepíšeme za ňu bodku ani čiarku. Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Výhodou automatického podpisu je, že obsahuje vaše kontakty, pracovnú pozíciu, firmu a jej adresu, atď.
V závere môžete adresátovi poďakovať alebo popriať príjemný deň, prípadne vyjadriť tešenie z prípadnej spolupráce. Dôležité je dodržať konzistenciu v použití vykania a oslovenia v celom texte, aby záver pôsobil zdvorilo a profesionálne.
V angličtine platia podobné pravidlá, no líšia sa vo význame a formálnosti oslovení a koncoviek. Keď poznáte meno adresáta, použite oslovenie Dear + titul + priezvisko. Ak meno nepoznáte, zvoľte neutrálne oslovenie “To whom it may concern”. V texte zdôraznite svoj zámer a jasne vyjadrite, čo očakávate od adresáta, často s konkrétnymi otázkami a termínmi.
Rady a typy na lepšiu spätnú väzbu
- Používajte konkrétne otázky namiesto obecných - napríklad „Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu?“
- Pred odoslaním si správu ešte raz prečítajte alebo požiadajte niekoho iného o kontrolu gramatiky a jasnosti.
- Pri hromadných mailoch používajte oslovenia s viacerými adresátmi opatrne a s rešpektom, aby ste predišli nejasnostiam.
Príklady a ukážky vykania a oslovenia
Podľa Krátkeho slovníka slovenského jazyka a Pravidiel slovenského pravopisu sú všetky štyri podoby vykania spisovné. Oslovenie a vykanie majú významný dopad na profesionálny dojem a jasnosť komunikácie. Adresátovi sa odporúča písať ústretovo a s rešpektom, pričom za oslovením nasleduje čiarka a prvý riadok textu začína malým písmom.
Z dlhšieho textu vyberáme dôležité body: správne vykanie, jasný a stručný predmet, rozdelenie textu do odsekov, vyhýbanie sa zbytočným frázam a nepotrebným výkričníkom, a dodanie koviek s konkrétnymi informáciami. Rovnako je dôležité dodržať správnu štruktúru: oslovenie - úvod - jadro - záver - podpis.
Ako doplnenie vizuálneho prvku možno pridať jednoduchú infografiku s prehľadom štyroch základných častí správy: oslovenie, jadro, záver a podpis. Infografika pomáha čitateľovi rýchlo zorientovať sa v štruktúre.
Videopríručka s krátkymi ukážkami formálnych a neformálnych zakončení listov a e-mailov môže pomôcť lepšie pochopiť rozdiely v tóne a vykaní.
Tabuľka odporúčaní pre jednoduchý prehľad
| Aspekt | Formálne správy | Neformálne správy |
|---|---|---|
| Oslovenie | Titul + priezvisko, oslovenie Dear + titul + priezvisko (v angličtine) | |
| Jadro | Jasné, stručné, jednoznačné požiadavky | |
| Vykanie | formálne, množné číslo, rešpekt | |
| Záver | S pozdravom / S úctou, bez bodky za formu | |
| Podpis | Nadradený podpis s kontaktmi |
Na záver uveďme krátky návod: Predmet a oslovenie dávajú tón komunikácie; jadro presne opisuje požiadavky; záver uzatvára žiadosť a ponúka ďalšiu komunikáciu; podpis zjednodušuje identifikáciu a poskytuje kontakty. Pýtajte sa konkrétne, buďte jasní a používajte vhodný tón v závislosti od kontextu a vzťahu s adresátom.