Veľkosť emailových príloh a alternatívy pri ich odosielaní

Pri práci s elektronickou poštou sa často stretávame s limitmi na veľkosť odosielaných príloh. Tieto obmedzenia sú zavedené z dôvodu efektívneho fungovania serverov a zabezpečenia dostatočnej kapacity pre všetkých používateľov.

Jednou z prvých vecí, ktoré boli úspešne dokončené pre zvýšenie bezpečnosti, bolo fyzické presunutie zálohovacích serverov do serverovne v Petržalke. Táto serverovňa sa nachádza zhruba 10 kilometrov od datacentra Digitalis, kde sú umiestnené hlavné servery. Samotná štruktúra záloh sa zmenila tak, že odteraz sú FTP zálohy webu a SQL databáz dostupné v zložkách podľa dátumu, kedy bola záloha vykonaná.

Pod podpriečinkom `/backups/` nájdete zoznam ďalších podpriečinkov s názvami podľa dátumov, kedy boli zálohy databáz automaticky vytvorené. Toto je jeden z hlavných rozdielov, ktoré si všimnete po zmene štruktúry, predtým jednotlivé zálohy boli v zložkách označených číslami 00, 01, atď. V každom podpriečinku nájdete zálohy všetkých databáz, ktoré sa pod danou doménou nachádzali v momente, keď bola záloha vykonaná. Každá databáza je pomenovaná tak, ako ju máte pomenovanú v Control Paneli. V FTP klientovi v stĺpci s dátumom potom môžete vidieť, kedy presne bola daná databáza zálohovaná. Pod podpriečinkom `/snapshots/` nájdete snapshoty všetkých SQL databáz, ktoré ste si pod danou doménou sami vytvorili.

Zálohy webu (súborov na serveri) sú riešené obdobne, ako v prípade SQL databáz. Aj v tomto prípade po prihlásení na zálohovací server nájdete pod priečinkom `/web/` podpriečinky `/backups/` a `/snapshots/`. Podpriečinok `/backups/` obsahuje zálohy za posledných 14 dní, kedy ktorá záloha bola vytvorená, každá záloha je označená dátumom v názve priečinka. Zálohuje sa kompletne celý FTP priestor, vrátane systémových priečinkov ako napr. `/conf/`, `/data/` a pod. a samozrejme aj `/public_html/`. Keď si budete prezerať zoznam samotných zálohovaných súborov, nech vás nemýlia dátumy pri nich ak budú výrazne staršie, dátumy samotných priečinkov a súborov zohľadňujú deň a čas, kedy došlo k poslednej zmene v danom priečinku resp. daného súboru.

Dlhé roky sme používali adresu zálohovacieho servera backup2.dnsserver.eu. Po novom ako predvolenú adresu môžete používať adresu backup.exo.eu. V oboch prípadoch ide o FTP hostiteľov, teda nejde o webovú stránku, kam sa môžete prihlásiť a sťahovať si zálohy. Ide viac menej len o kozmetickú zmenu, obe adresy sú rovnocenné s prístupom k rovnakým dátam. Kompletné informácie k FTP zálohám nájdete v návode Prístup k FTP zálohám webu, kde nájdete aj vysvetlivky k FTP zálohám SQL databáz. V ďalších fázach bude možnosť si FTP zálohy obnovovať priamo v Control Paneli, tak ako to je už teraz v prípade obnovy SQL záloh, bez potreby sa prihlasovať na FTP zálohovací server a pre vyššie balíčky plánujeme zálohy poskytovať častejšie ako na 24-hodinovej báze.

Limity veľkosti príloh u rôznych poskytovateľov

Pri väčšine poskytovateľov emailových služieb sa stretávame s limitmi na veľkosť príloh. Tieto limity sa pohybujú najčastejšie v rozmedzí 10 až 15 MB. Je dôležité si uvedomiť, že skutočná veľkosť odosielaného súboru môže byť o niečo väčšia, niekedy až o tretinu, v závislosti od kódovania.

Tu je niekoľko príkladov limitov veľkosti príloh u rôznych poskytovateľov:

• Centrum.sk: Maximálny limit v schránke je 2 GB.
• Azet.sk: Ponúka kapacitu 2 GB. V prípade, ak sa používateľ zabudne pol roka prihlásiť, o kompletný účet príde.
• Post.sk: Dostať sa k podmienkam používania služby post.sk je náročné. Post pri zaplatení umožňuje zálohovať obsah schránky na DVD.
• SZM.sk/SZM.com: Každý, kto si zaregistroval svoju vlastnú schránku na SZM.sk alebo SZM.com získal automaticky aj priestor pre svoju webovú stránku na adrese meno.szm.sk alebo meno.szm.com. Stránky zostávajú aktívne aj po roku neprihlásenia, je však možné, že vypadne heslo. Je však potrebné počítať s tým, že môže kedykoľvek dôjsť k výpadku alebo dokonca nenávratnému zmazaniu dát a nebude možné vymáhať žiadnu náhradu škody.

Je dôležité si uvedomiť, že tieto kapacity sa týkajú celkového priestoru schránky, ktorý zahŕňa nielen doručené správy, ale aj odoslané správy a prílohy.

Riešenia pre odosielanie veľkých súborov

Ak potrebujete poslať súbor, ktorý presahuje limit veľkosti prílohy, existuje niekoľko efektívnych riešení:

• Rozdelenie súboru: Ak posielate viacero súborov alebo jedno väčšie video, môžete súbor rozdeliť na menšie časti a poslať ich vo viacerých správach.
• Použitie cloudového úložiska: Využite služby ako Google Disk. Súčasťou vášho Google účtu je aj služba Google Disk. Prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového prehliadača môžete nahrať súbor na Google Disk a následne zdieľať odkaz na tento súbor prostredníctvom emailu.

Pri odosielaní príloh cez Google Disk:

1. V emailovom klientovi kliknite na ikonu Google Disk (nie na ikonu špendlíka pre priame pripojenie súboru).
2. Otvorí sa vám menu s viacerými možnosťami.
3. Dohľadajte súbor, ktorý chcete odoslať, a pošlite ho.
4. V prípade, ak nemáte súbor uložený na vašom Google disku, jednoducho ho presuňte do okna, ktoré sa otvorilo, a nahrajte ho na úložisko.

Elektronické schránky a e-Government

V súvislosti s elektronickou komunikáciou je dôležité spomenúť aj elektronické schránky zriadené podľa zákona o e-Governmente. Tieto schránky slúžia na bezpečnú a oficiálnu elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej moci.

Často kladené otázky o elektronických schránkach

• Aké elektronické služby môžem využívať prostredníctvom ústredného portálu? Sprístupnené elektronické služby pre občanov a podnikateľov nájdete v sekcii Nájsť službu. Elektronické služby si zverejňujú na ústrednom portáli samotné orgány verejnej moci.
• Odkedy je možné urobiť podanie do elektronických schránok zriadených podľa zákona o e-Governmente? Podania do elektronických schránok zriadených podľa zákona o e-Governmente a prihlasovanie k elektronickým službám ústredného portálu prostredníctvom občianskeho preukazu s čipom je sprístupnené od 3. júla 2023.
• Aké formáty môže mať príloha, ktorá je súčasťou elektronického podania? Konkrétne požiadavky na prílohy k elektronickému podaniu, ak sú vyžadované, by mali byť špecifikované pri každej elektronickej službe samotným orgánom verejnej moci, ktorý je adresátom podania. Formáty elektronických dokumentov, ktoré sú povinné osoby podľa zákona č. 95/2019 Z.z. povinné prijímať a čítať, sú predpísané vo Vyhláške č. 78/2020 Z. z.
• Musím elektronické podanie, ktoré zasielam orgánu verejnej moci, podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom? Tie konania (žiadosti, podnety, návrhy a pod.), ktoré vyžadujú od občana vlastnoručný podpis pri listinnom vybavovaní, je potrebné v elektronickej podobe podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom.
• Akú veľkosť môže mať podanie cez elektronickú schránku aj s prílohami? Maximálna veľkosť spracovávanej správy je 50 MB (51200 kB).

Formáty elektronických dokumentov

V zmysle Vyhlášky č. 78/2020 Z. z. sú predpísané nasledovné formáty elektronických dokumentov:

• Portable Document Format (.pdf) minimálne vo verzii 1.3 a maximálne vo verzii 2.0 v súlade s § 19 písm.
• XML Data Container (.xml) - kontajner XML údajov podľa prílohy č. 7 Vyhlášky č. 78/2020 Z.

V prípade elektronických dokumentov vo formáte PDF môžu byť elektronický podpis alebo elektronická pečať, ktorými sa dokumenty autorizujú, pripojené ako súčasť súboru vo formáte PDF (.pdf), a preto nemusia byť vložené v podpisovom kontajneri. V zmysle Vyhlášky č. 78/2020 Z. z. o štandardoch platí povinnosť prijímať a čítať aj nepodpísané elektronické dokumenty, ak možnosť podávania nepodpísaných elektronických dokumentov príslušné konanie pripúšťa.

Doručovanie a lehoty v elektronických schránkach

Ak ide o doručovanie do vlastných rúk s fikciou doručenia, adresátovi (ak nie je orgánom verejnej moci) sa sprístupní obsah správy až po potvrdení notifikácie o doručení (zadaním BOK kódu). Elektronická správa sa považuje za doručenú buď márnym uplynutím úložnej lehoty, alebo potvrdením notifikácie o doručení. Úložná lehota je podľa zákona o e-Governmente 15 dní a plynie odo dňa nasledujúceho po dni uloženia elektronickej správy.

Na počítanie lehôt je rozhodujúci právny stav, ktorý určujú osobitné právne predpisy, resp. či má ísť v konkrétnom konaní o zachovanie procesnoprávnej alebo hmotnoprávnej lehoty. Všeobecne sa hmotnoprávna lehota považuje za zachovanú, pokiaľ je adresátovi určitý úkon v stanovenej lehote aj reálne doručený.

tags: #zoznam #mail #priloha #velkost