SZČO od 1.1.2022 nemusí preukazovať účtovným dokladom, že mu bola strava poskytnutá. Z tohto dôvodu sa SZČO pýta, či má o nároku na stravné v podvojnom účtovníctve účtovať mesačne alebo raz ročne a či je to potrebné vyplácať aj cez pokladnicu. Tento článok prináša prehľad platných pravidiel a praktických scenárov na základe uvedeného materiálu a súčasnej legislatívy.
Stravné ako daňový výdavok SZČO a rozdiely medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom
Podľa ZDP môže SZČO uplatniť stravné ako daňový výdavok, a to za každý odpracovaný deň v kalendárnom roku, vo výške 55 % sumy na kalendárny deň pre časové pásmo 5 až 12 hodín. Uplatnenie je podmienené tým, že SZČO skutočne odpracovala daný deň a má preukázateľné doklady (napr. doklad o kúpe stravných lístkov alebo doklad o kúpe teplého jedla).
V jednoduchom účtovníctve sa výdavky na stravné účtujú na konci účtovného obdobia jednou sumou v uzávierkových operáciách, ak si SZČO zvolí takúto formu účtovania. Ak SZČO účtuje v podvojnom účtovníctve, pravidlá sú podobné z hľadiska daňovej uznateľnosti, avšak preukázanie skutočnosti odpracovaného dňa a evidencia výdavkov sa robí cez peňažný denník a súvzťažne s dokladmi.
Preukazovanie odpracovaných dní a formy dokladov
Daňová uznateľnosť stravného u SZČO vyžaduje preukázať, že deň bol odpracovaný. Dokladom môže byť faktúra o nákupe stravných lístkov alebo doklad o kúpe teplého hlavného jedla z reštaurácie či bufetu. Spätný nákup stravovacích poukážok nespĺňa podmienku preukáznosti vo väčšine prípadov a nie je vhodný ako náhrada za skutočné výdavky na odpracovaný deň.
Podľa uvedených zásad je teda pre SZČO nevyhnutné mať preukázanie odpracovaného kalendárneho dňa, na ktorý si stravné uplatňuje, a to buď formou účtom dokumentovaného nákupu stravných lístkov alebo teplého jedla, prípadne iného relevantného dokladu o gastronómii spojenom s daným dňom.
Konkretizácia: spôsob účtovania a zápisy v peňažnom denníku SZČO
Základom pre evidenciu v podvojnom účtovníctve je peňažný denník. Výdavky na stravovanie sa objavia ako výdavky na každý odpracovaný deň a ich výška závisí od počtu odpracovaných hodín v danom dni. Vedenie peňažného denníka umožňuje aj úpravy a spätné zmeny, čo je užitočné pri vyúčtovaní stravného. V prípade, že SZČO nevynaložila výdavky na stravné (nevyplatila si finančné prostriedky, ani nekúpila stravu či stravné poukážky), nevzniká z účtovného hľadiska náklad na stravovanie.
Ak SZČO účtuje v podvojnom účtovníctve a realizuje daňovo uznané výdavky na stravné, tieto výdavky sú za daný odpracovaný deň zahrnuté do daňových výdavkov podľa § 19 ods. 2 písm. p) ZDP. V praxi to znamená, že na konci roka má SZČO jasný prehľad o tom, koľko dní odpracovala a aké stravné si uplatňuje, pričom doklady potvrdzujúce odpracované dni sú kľúčové.
Praktické scenáre a konkrétne poznámky
Predpokladáme, že SZČO si kupuje stravné lístky - gastrolístky - alebo využíva elektronické stravovacie karty. Stravné lístky sú papierové ceniny (gastrolístky), ktoré je potrebné odovzdať zamestnancovi vopred; ich vyúčtovanie a účtovanie sa líši od elektronických kariet, ktoré sú poskytované formou dobíjania kreditu na karte. Pri papierových lístkoch sa nárok na stravné za odpracovaný deň odráža na účtoch súvisiacich s ceninami a záväzkami dodávateľovi počas vyúčtovania, pričom výdavok na stravovanie sa uplatňuje v daňových výdavkoch podľa vyššie uvedených pravidiel.
Elektronické stravovacie karty sa účtujú ako nadobudnutie kariet a dobitie kreditu pre zamestnanca. V prípade rozdielu medzi vopred poskytnutým kreditom a skutočným nárokom zamestnanca sa rozdiel vyrovná nabitím kreditu na ďalší mesiac alebo zrážkou zo mzdy, podľa vnútorných predpisov zamestnávateľa. Daňové výdavky sú v takom prípade založené na skutočnom nároku zamestnanca na stravovanie a zodpovedajú príslušným položkám v účtovníctve (napr. 527 AE - Zákonné sociálne náklady, 528 - Ostatné sociálne náklady, 472 - Záväzky zo sociálneho fondu atď.).
Pre ľahší prehľad: ak zamestnanec dostane stravný lístok u zamestnávateľa, v prípade SZČO tento lístok v rámci daňových výdavkov neovplyvní základ dane, ak si SZČO uplatňuje výdavky podľa ZDP a ak nedochádza k súčasnému vzniku nároku na stravovanie zo zamestnania. V ostatných prípadoch nastáva potreba zohľadniť kombinácie - stravné lístky vs. finančný príspevok na stravovanie - a ich daňové dopady.
Praktické tipy a poznámky k uzávierkam a inventácii
- Pri jednoduchom účtovníctve si SZČO vyberie, či účtuje stravné raz ročne alebo mesačne; v každom prípade musí preukázať skutočne odpracované dni a doklady o výdavkoch na stravné.
- Spätné nákupy a dodatočný nákup stravovacích lístkov nie sú vhodné pre dokazovanie v súlade s ZDP; platí, že doklad musí existovať pre každý odpracovaný deň.
- DPH a ceniny v prípade gastrolístkov a stravovacích kariet majú špecifické postupy podľa typu produktu (papierové vs. elektronické).
- V prípade potreby vyrovnaní rozdielov medzi vopred poskytnutým a skutočným nárokom sa postupuje podľa vnútorných predpisov zamestnávateľa a zodpovedajúcich účtovných zápisov.
- Existujú aj praktické príklady a diskusie na internete, ktoré ilustrujú správne aj nesprávne praktiky účtovania stravného u SZČO; vždy je dôležité viesť sa platnou legislatívou a zrozumiteľnými dokladmi.
Tabuľka: prehľad typov stravovania a účtovania
| Typ stravovania | Účtovanie | Doklady | Daňová úprava |
|---|---|---|---|
| Gastrolístky (papierové) | Uvedenie výdavku na evidencii cenín, následné zaúčtovanie na konci obdobia alebo podľa uzávierky | Faktúra o nákupe lístkov alebo dodanie stravy | Podľa § 19 ods. 2 ZDP |
| Gastrokarty ( elektronické) | Dobíjanie kreditu, zápisy do podsúvahovej evidencie; vyrovnávanie rozdielov | Doklad o dobití kreditu; interné predpisy o vyrovnaní | Podľa § 19 ods. 2 ZDP |
| Finančný príspevok na stravovanie | Predbežné zaúčtovanie; po skončení mesiaca vyrovnanie podľa skutočného nároku | Interné predpisy, výplatné rozpisy | Podľa § 19 ods. 2 ZDP; môže mať daňové dopady ako výdavok |
Dodatočné poznámky a odporúčania
Praktická rada na záver: SZČO si môže uplatňovať výdavky na stravné aj formou dokladu o kúpe najmä teplého hlavného jedla za každý odpracovaný deň. Avšak v jednoduchom účtovníctve môže zaúčtovanie veľkého počtu jednotlivých dokladov viesť k vyšším nákladom na spracovanie účtovníctva, takže stravné lístky (papierové alebo elektronické) často predstavujú ekonomicky výhodnejšiu voľbu.
Pri výbere spôsobu účtovania a foriem dokladov je vhodné poradiť sa s účtovníkom a presne zosúladiť interné predpisy zamestnávateľa s legislatívou. Či už ide o gastrolístky, gastrokarty alebo finančný príspevok, dôležité je mať jasný systém, ktorý zohľadňuje skutočný odpracovaný deň a primerané doklady.
