Používate registračnú pokladnicu? Viete, aké sú Vaše povinnosti? V zmysle zákona o ERP je podnikateľ povinný z údajov v prevádzkovej pamäti vyhotovovať dennú uzávierku, pričom uzávierku vyhotovuje len za dni, v ktorých mal tržbu. Denná uzávierka sa vyhotovuje len raz za deň, pričom ak bola v pokladnici v daný deň evidovaná tržba a do 24:00 hodiny daného dňa nebola vyhotovená denná uzávierka, tak doklad, ktorého vyhotovenie sa začalo pred touto 24:00 hodinou bude započítaný do dennej uzávierky daného dňa a vyhotovenie ďalšieho pokladničného dokladu bude možné začať až po vyhotovení dennej uzávierky. Doklady vyhotovené po 24:00 hodine budú započítané do dennej uzávierky nasledujúceho dňa.
Denná uzávierka a jej význam v praxi
Osobitným prípadom je situácia, ak bude denná uzávierka vyhotovená napr. dňa 15. januára o 8:00 hodine ráno za tržby prijaté v predchádzajúci deň, t. j. za deň 14. 1. a v ten istý deň bude večer vykonaná i denná uzávierka z tržieb prijatých dňa 15. 1. V takomto prípade však nedôjde k porušeniu ustanovenia umožňujúcemu vykonanie dennej uzávierky len raz za deň, nakoľko sa každá z nich považuje za jednu samostatnú uzávierku, t. j. v takomto prípade nejde o vyhotovenie dvoch denných uzávierok v jeden deň (vyplýva to z ustanovenia §4 ods. 2 písm. a).
Podnikatelia používajúci Virtuálnu pokladnicu 2eKasa a zmena povinností: podľa zákona nemajú povinnosť vyhotovovať denné uzávierky pre potreby ERP. Avšak denná uzávierka ostáva dôležitá pre správne rozúčtovanie tržieb podľa typov platieb, pretože eKasa eviduje len celkové sumy tržieb bez detailov o type platby.
Rôzne typy uzávierok a ich obsah
- Denná uzávierka obsahuje súhrn tržieb za deň a je nevyhnutná pre účtovníctvo a rozúčtovanie platieb.
- Prehľadová uzávierka obsahuje informatívne údaje od začiatku predaja v danom dni.
- Intervalová uzávierka obsahuje súhrnné údaje za vybraný časový interval.
Účtovanie tržieb a pokladničná kniha
Každá fyzická registračná pokladnica by mala zastupovať jednu účtovnú pokladňu - tu treba využiť analytické členenie účtu 211. Odvod tržby sa potom bude účtovať ako prevod peňažných prostriedkov do hlavnej účtovnej pokladne, prípadne na bankový účet. Stav a pohyby hotovosti sa v podvojnom účtovníctve účtujú na účte 211 - Pokladnica, ku ktorému môže účtovná jednotka vytvoriť analytické účty podľa svojich potrieb.
Pokladničná kniha je samostatnou účtovnou knihou v sústave jednoduchého účtovníctva. Patrí k pomocným knihám a zabezpečuje preukázateľné vedenie účtovníctva o hotovosti a vernom vykázaní stavu hotovosti v účtovnej závierke. Podnikatelia, ktorí účtujú v sústave podvojného účtovníctva, môžu viesť pokladničnú knihu dobrovoľne.
Pokladničná kniha: obsah, vedenie a príklady zápisov
Vo všeobecnosti by pokladničná kniha mala obsahovať identifikáciu pokladníc, čísla dokladov, dátumy, obsah účtovného prípadu, začiatočný stav, pohyby a konečný stav. Ak existujú cudzie meny, musí byť otvorená samostatná valutová pokladničná kniha a zápisy sa môžu viesť v menovej mene aj v eurách. Na konci mesiaca sa vykoná mesačný obrat a na konci obdobia sa uvedie obrat a konečný stav peňazí, vrátane prípadov kurzových rozdielov.
Pokladničná kniha a účtovanie tržieb inkasovaných prostredníctvom elektronickej registračnej pokladnice: jednotlivé tržby je možné účtovať v samostatnej pokladničnej knihe, pričom treba vyhotoviť príjmový pokladničný doklad alebo doplniť doklad o dennej uzávierke o potrebné náležitosti. V pokladničnej knihe sa neprihliada na platby kartou, ktoré sú evidované inak; tieto platby sa môžu zaznamenať v knihe priebežných položiek v prípade potreby.
Inventarizácia a kontrola pokladnice
Minimálne štyrikrát do roka (za účtovné obdobie) sa musí vykonať inventarizácia peňažných prostriedkov v hotovosti, z toho jedenkrát ku dňu zostavenia účtovnej závierky. Inventarizáciou sa overuje súlad skutočného stavu s účtovným stavom. V rámci inventúry sa vykonáva aj prepočítanie konečného stavu peňazí v cudzej mene referenčným kurzom ECB alebo Národnej BANKY SLOVENSKA a vypracuje sa inventúrny súpis. Kurzové rozdiely sa v valutových pokladničných knihách účtujú v eurách a môžu viesť k kurzovým ziskom alebo stratám.
Právne povinnosti a sankcie
V prípade, že podnikateľ nebude evidovať tržby v hotovosti prostredníctvom ORP alebo VRP, hrozí mu pokuta od 330 eur do 3 300 eur. Kedykoľvek môže prísť kontrola a overiť evidenciu tržieb. Od 1. 3. 2007 a neskôr sú súčasťou pravidiel aj doplnkové ustanovenia týkajúce sa dĺžky lehôt a tlače intervalových či prehľadových uzávierok na žiadosť daňového úradu. Pre potreby účtovníctva a správne rozúčtovanie tržieb podľa typov platieb ostáva denná uzávierka dôležitým zdrojom informácií, aj keď pri ERP samotnej povinnosť vyhotovovať dennú uzávierku nie je vždy uvedená.
Praktické poznámky k používaniu pokladníc a účtovaniu
- Každá pokladnica vyžaduje samostatnú pokladničnú knihu, a ak sú viac pokladníc, treba mať aj viac pokladničných kníh.
- Valutové pokladnice vyžadujú vedenie valutovej pokladničnej knihy a prepočet kurzových rozdielov.
- Pokladničné doklady a denné uzávierky treba vyhotoviť v súlade s platnou legislatívou a internými predpismi.
- Nie všetky služby a podniky sú automaticky povinné používať elektronickú pokladnicu; od toho sa odvíjajú aj povinnosti v oblasti uzávierok.
Stručná rekapitulácia vzťahov medzi uzávierkami a účtovníctvom
- Denná uzávierka sa vyhotovuje len raz za deň a slúži na dokončenie tržieb za daný deň.
- Prehľadová a intervalová uzávierka majú informatívny a administratívny charakter a používajú sa na dohľad alebo na daňové účely na vyžiadanie.
- Účtovanie tržieb a pokladničná kniha v sústave podvojného účtovníctva je voliteľná, avšak pre potreby kontrol Slovenskej republiky je často výhodné viesť pokladničnú knihu dobrovoľne.
- Inventarizácia a prepočet kurzových rozdielov zaisťujú presný stav hotovosti v účtovníctve.
Kniha Henochova popisuje, co leží pod dnem oceánu — a proč to tam Bůh zapečetil
Konkrétne príklady a typické scenáre
Príklad 1: Pokladnica eviduje tržbu 100 EUR v deň D a deňná uzávierka nebola vyhotovená do 24:00. Doklad zo dňa D, ktorý začal vyhotovením pred 24:00, bude zahrnutý do dennej uzávierky D. Príklad 2: Dňa 15. 1. o 8:00 sa vyhotoví uzávierka za tržby zo dňa 14. 1., a v ten istý deň sa vykoná aj uzávierka z tržieb zo dňa 15. 1. - tieto uzávierky sú dve samostatné uzávierky a nie sú porušením pravidla „len raz za deň“.
Význam uzávierok v účtovníctve a ich vzťah k zákonom
Podľa zákonov o účtovníctve a ERP je dôležité mať jasné a spoľahlivé vedenie pokladníc a súvisiacich uzávierok, ktoré slúžia ako základ pre správne účtovanie tržieb a pre ich rozúčtovanie podľa typov platieb. Dôraz sa kladie na to, že ERP a eKasa evidujú celkové sumy tržieb a nie vždy obsahujú rozdelenie podľa typu platby, čo robí dennú uzávierku jedným zo kľúčových zdrojov informácií pre účtovníctvo.